Leveringsvoorwaarden Mariënhof

vergaderzaal-amersfoort-zaalverhuur-vergaderlocatie-trouwlocaties-bruiloft-locaties-congrescentrum

Aanvullende voorwaarden Mariënhof

Voor Mariënhof gelden bij een reservering van alle mogelijke feestelijke, zakelijke en/of sportieve bijeenkomsten ‘Aanvullende Voorwaarden’.

Onderstaande voorwaarden zijn een aanvulling en/of wijziging op de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) die voor het overige deel van kracht blijven. Bij tegenstrijdigheid van een bepaling in deze aanvullende voorwaarden met een bepaling in de UVH, hebben deze voorwaarden voorrang op de UVH. De UVH zijn gedeponeerd bij de Arrondissementsrechtbank en Kamer van Koophandel en Fabrieken te
‘s-Gravenhage en liggen ter inzage gereed bij Mariënhof.

Op verzoek sturen wij u graag een exemplaar van de UVH toe.
1. Bepalingen met betrekking tot het gehuurde
2. Bepalingen met betrekking tot bijkomende kosten
3. Aansprakelijkheid klant
4. Aansprakelijkheid Mariënhof
5. Betalingen
6. Verplichtingen klant
7. Extra bepalingen met betrekking tot de horecadiensten
8. Aanvullende bepalingen
9. Annuleringen


1. Bepalingen met betrekking tot het gehuurde

a. Het is de klant niet toegestaan het gehuurde voor een ander doel te gebruiken dan in de huurovereenkomst bepaald, c.q. daarin zaken te exposeren buiten het overeengekomen expositieprogramma om, dan wel het evenement een andere naam te geven zonder overleg met en uitdrukkelijke schriftelijke instemming van Mariënhof.

b. Indien en voor zover de gehuurde ruimte(n) mede wordt/worden gebruikt voor het houden van exposities, waarbij de klant geheel of gedeeltelijk als organisator optreedt, is het de klant toegestaan delen van het gehuurde al dan niet tegen betaling ter beschikking te stellen aan deelnemers, mits de klant daartoe de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Mariënhof heeft en ook jegens die deelnemers op schrift gestelde deelnemingsvoorwaarden en/of uitvoeringsvoorschriften hanteert.

c. In deze deelnemingsvoorwaarden en/of uitvoeringsvoorschriften dient de klant een beding op te nemen waarin alle verplichtingen die de klant volgens deze voorwaarden heeft, ten behoeve van Mariënhof, aan de deelnemer worden opgelegd.

d. Behoudens schriftelijke, uitdrukkelijke goedkeuring van Mariënhof zullen geen veranderingen aan het gehuurde mogen worden aangebracht. Onder meer is het niet toegestaan dat op of in de vloeren, muren, plafonds, kolommen e.d. wordt geplakt, gehakt, gebroken, geboord, gespijkerd en/of geschilderd.

e. De in het gehuurde te verrichten werkzaamheden voor tijdelijke aansluiting van elektriciteit, perslucht, water, waterafvoer, gas, rookgasafvoer en dergelijke en voor tijdelijke aansluiting op het centrale antennesysteem mogen uitsluitend worden uitgevoerd door de door Mariënhof aan te wijzen installateurs. De hieraan verbonden kosten zijn voor rekening van de klant en/of de betrokken deelnemers.

f. Op het in de overeenkomst vermelde tijdstip van beëindiging van de huurperiode dient de klant het gehuurde geheel ontruimd en schoon op te leveren in de toestand zoals het door Mariënhof aan de klant ter beschikking is gesteld. Mariënhof is gemachtigd om, indien de oplevering op het hiervoor genoemde tijdstip niet of niet tot haar genoegen heeft plaatsgevonden, de daarvoor noodzakelijke voorzieningen te treffen, voor rekening van de klant.

g. De klant kan zich nimmer beroepen op een stilzwijgend verlengde of mondeling gesloten huurovereenkomst of voortzetting van de huur, tenzij in de huurovereenkomst uitdrukkelijk anders is vermeld.

h. Alle schade ontstaan tijdens de huurperiode aan het gehuurde en de daarbij ter beschikking gestelde ruimte(n) en materialen, door welke oorzaak dan ook en voor zover niet door Mariënhof veroorzaakt, zal door Mariënhof voor rekening van de huurder worden hersteld.

i. De in opdracht van de klant toegepaste geluidsinstallatie mag een geluidsvolume van 85 dB nooit overschrijden tenzij anders en expliciet door Mariënhof is aangegeven.

j. Gedurende de huurperiode zal Mariënhof in beginsel zorg dragen voor bezetting van de eerste hulppost(ten) in overleg met de klant wanneer deze dienst gewenst is. De hiermee gemoeide kosten komen voor rekening van de klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

k. De klant zal ervoor zorg dragen dat het gehuurde en de overige ter beschikking van het evenement staande ruimte(n) en terreinen tijdens de huurperiode een verzorgd aanzien behouden.

l. Wensen met betrekking tot verwarming, ventilatie en verlichting van het gehuurde en dergelijke zal de klant tijdig doch uiterlijk vier weken voor aanvang van de huurperiode met Mariënhof bespreken. Mariënhof behoudt zich echter het recht voor van deze wensen af te wijken, indien en voor zover Mariënhof nodig acht in het belang van de deelnemers, zoals bedoeld in sub a, b en c van dit artikel, en/of bezoekers van het gehuurde.

m. Het aanbrengen van reclame in, aan, op en rondom de gebouwen van Mariënhof door de klant, dient in overleg met en met schriftelijke goedkeuring van Mariënhof te geschieden. Goedkeuring voor het aanbrengen van reclame in het gebouw is slechts vereist voor zover dit niet op de stands geschiedt.

n. Het is de klant zonder schriftelijke toestemming van Mariënhof niet toegestaan in de ter beschikking gestelde ruimten van en rondom de gebouwen van Mariënhof stands in te richten, reclame te maken of anderszins promotionele activiteiten te ontplooien, voor zover deze ruimten geen deel uitmaken van de in de huurovereenkomst uitdrukkelijk vastgestelde huurruimte(n). De klant is verplicht bij het maken van reclame voor het evenement via radio of televisie, de tekst van deze reclame-uitingen tenminste 14 dagen voor publicatie ter goedkeuring aan Mariënhof voor te leggen.

o. Mariënhof draagt in overleg met de klant zorg voor bewaking van de toegang van het gehuurde gedurende de in de huurovereenkomst genoemde huurperiode. Deze extra bewaking zal uitsluitend geschieden door de door Mariënhof aan te wijzen bewakers. De hiermee gemoeide kosten komen voor rekening van de klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

p. Het aanbrengen van technische uitrustingen zoals geluid-, beeld-, licht- en theatertechniek door de klant, in, aan, op en rondom de gebouwen van Mariënhof, dient in overleg met en met schriftelijke goedkeuring van Mariënhof te geschieden.

q. Bediening van technische installaties geschiedt uitsluitend door of onder toezicht van personeel van Mariënhof. Mariënhof is niet aansprakelijk voor technische storingen. Zonder voorafgaande schriftelijke toezegging van Mariënhof is het de klant niet toegestaan andere dan in de gehuurde ruimte(n) ter beschikking gestelde geluidsversterking apparatuur te gebruiken.

r. Het is de klant, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mariënhof, niet toegestaan ter zake van het gehuurde en/of daartoe of daarbij behorende door Mariënhof geleverde voorzieningen, diensten en/of producten jegens derden hogere tarieven te hanteren dan gepubliceerd in de prijslijst van Mariënhof.

s. Alle aangegeven prijzen zijn onder voorbehoud van wijzigingen per seizoen. Mariënhof behoudt zich het recht voor om, als gevolg van wettelijke regelingen of bepalingen, prijzen tussentijds aan te passen. Prijzen zijn gebaseerd op collectieve bepalingen. Betaling zal geschieden binnen twee weken na factuurdatum.

t. Mariënhof behoudt zich te allen tijde het recht voor, de klant dwingende aanwijzingen te geven met betrekking tot de uitvoering van de werkzaamheden in of aan, alsmede het gebruik van het gehuurde.

u. De klant ziet erop toe dat in het gehuurde geen licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en gevaarlijke zaken (waaronder chemische bestrijdingsmiddelen en insecticiden), stank verspreidende stoffen, alsmede radioactieve bronnen tijdens de huurperiode aanwezig zijn, tenzij hiervoor door Mariënhof schriftelijk uitdrukkelijke toestemming is verleend.

v. Mariënhof is te allen tijde gerechtigd zonder enige ingebrekestelling en/of gerechtelijke tussenkomst al hetgeen in strijd met de bepalingen van de overeenkomst is aangebracht, respectievelijk beschadigd, weggenomen of gewijzigd, voor rekening van de klant in de oorspronkelijke staat terug te brengen.

2. Bepalingen met betrekking tot bijkomende kosten

a. Alle door Mariënhof ten behoeve van het evenement te maken kosten ter zake van elektriciteit, gas, rookgasafvoer, perslucht, water, horecadiensten crew, telefoon, brandweerbewaking, schoonhouden, afvoer van vuilnis, vergunningsrechten, EHBO, omzetbelasting en alle andere voorkomende kosten, komen voor de rekening van de klant en zijn opgenomen in de overeengekomen huursom tenzij anders is aangegeven.

b. De kosten voor het personeel, dat door of namens Mariënhof ter beschikking wordt gesteld ten behoeve van het evenement, voor onder andere portier diensten, kassabezetting, bewaking en controle, bediening van technische installaties, en alle andere voorkomende diensten, komen voor rekening van de klant en zijn niet opgenomen in de overeengekomen huursom.

3. Aansprakelijkheid klant

a. In geval van reservering van zalen al dan niet met inbegrip van maaltijden, is diegene die de reservering heeft gedaan en aan wiens adres de aanvaarding van de reserveringsopdracht is toegezonden, ongeacht of deze persoon voor zichzelf of in naam van een ander handelde, ten volle verantwoordelijk en in persoon aansprakelijk voor al hetgeen degene, te wiens behoeve de reservering is gedaan, schuldig blijkt te zijn aan Mariënhof tenzij partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.

b. Indien de in sub a bedoelde reserveringsovereenkomst door de klant wordt geannuleerd, is degene die de reservering heeft gedaan en aan wiens adres de aanvaarding van de reserveringsopdracht is toegezonden, ongeacht of deze persoon voor zichzelf of in naam van een ander handelde, ten volle verantwoordelijk en in persoon aansprakelijk voor de betaling van schadevergoeding, waaronder die zoals genoemd in artikel 9.5 van de UVH.

c. Indien de klant niet, niet tijdig of niet behoorlijk voldoet aan zijn verplichtingen welk voor de klant uit enige met Mariënhof gesloten overeenkomst voortvloeien, alsmede in geval van faillissement of surseance van betaling van de klant, wordt de klant geacht van rechtswege in verzuim te zijn en is Mariënhof gerechtigd, zonder gerechtelijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling, de overeenkomst geheel of ten dele te ontbinden, zonder dat Mariënhof tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn en onverminderd de haar verder toekomende rechten.

d. Het in dit artikel sub c bepaalde geldt eveneens indien blijkt dat de huurder in de fase van de totstandkoming van de overeenkomst enige onjuiste voorstelling van zaken heeft gegeven aangaande de inhoud van de overeenkomst.

4. Aansprakelijkheid Mariënhof

a. Indien Mariënhof door enige oorzaak buiten haar schuld, niet mogelijk is het verhuurde geheel of gedeeltelijk gedurende (een deel van) de overeengekomen huurperiode ter beschikking van de huurder te stellen, is Mariënhof niet voor eventuele daaruit voortvloeiende schade aansprakelijk. Mariënhof zal in een dergelijk geval slechts de ingevolge de gesloten huurovereenkomst reeds aan haar betaalde bedragen restitueren.

b. Mariënhof is ten opzichte van de klant of van derden waaronder deelnemers zoals bedoeld in artikel 4 sub a, b en c, niet aansprakelijk voor enige schade als gevolg van het niet, of niet tijdig nakomen van enige bepaling uit de met de klant gesloten overeenkomst. Zaken van de klant of van derden bevinden zich in het gehuurde voor risico van de betreffende klant of derde. Mariënhof belast zich niet met het verzekeren daarvan. Mariënhof is niet aansprakelijk voor schade, die in het gebouw van Mariënhof en/of op de daarbij behorende terreinen, uit welke oorzaak ook, zijn ontstaan aan de zaken en/of personen, tenzij er sprake is van opzet dan wel grove schuld van Mariënhof.

c. De klant vrijwaart Mariënhof van elke claim die door een derde, waaronder onder andere wordt verstaan een deelnemer zoals bedoeld in artikel 4 sub a, b en c, wordt ingediend. De klant zal alle kosten die hiermee verband houden, zowel in als buiten rechte, voor zijn rekening nemen, zonder hiervoor enige vergoeding te kunnen claimen van Mariënhof. Verrekening door de klant van dergelijke kosten met door de klant aan Mariënhof te betalen bedragen is niet toegestaan.

d. De klant verklaart dat het aangaan van de overeenkomst en het door Mariënhof (doen) uitvoeren van de daaruit voortvloeiende werkzaamheden, geen inbreuk inhoudt op rechten van derden. De huurder verklaart de benodigde toestemming en vergunning te bezitten aangaande het evenement, de inrichting en de aan het evenement verbonden activiteiten. De klant vrijwaart Mariënhof van aansprakelijkheid van derden in dit verband.

5. Betalingen

a. Indien de geschatte reserveringswaarde per bijeenkomst meer dan € 5.000 bedraagt, dient 80% van het begrote bedrag vooraf te worden voldaan. U ontvangt hiervoor een voorschotnota na handtekening van de opdrachtbevestiging. De voorschotnota dient uiterlijk 1 maand voor aanvang van het evenement te zijn voldaan. Het resterende bedrag dient binnen 14 dagen na factuurdatum van de eindfactuur te worden voldaan. Voor particulieren en Stichtingen geldt dat deze ongeacht de reserveringswaarde van de gereserveerde bijeenkomst 80% vooruit dienen te betalen.

b. Naast de hierboven genoemde bedragen is Mariënhof gerechtigd van de klant betaling van een depotbedrag c.q. waarborgsom te verlangen, welk bedrag 14 dagen na datum van de opdrachtbevestiging dient te worden voldaan en welk bedrag verrekend zal worden met andere door de klant verschuldigde bedragen. Normaal gesproken zal verrekening met de einddeclaratie plaatsvinden.

c. Mariënhof heeft het recht betaling te verlangen van op het moment van declareren reeds door Mariënhof geleverde diensten en/of goederen. Deze betalingen zullen verrekend worden met andere door de klant verschuldigde bedragen (normaal gesproken met de einddeclaratie).

d. Wanneer Mariënhof redelijkerwijze schade kan verwachten te zake het tot stand komen of het uitvoeren van een overeenkomst of in de ruimste zin met een overeenkomst verband houdende, dan heeft Mariënhof het recht van de klant deponering te verlangen van een door Mariënhof te bepalen bedrag.

e. De klant is verplicht de openstaande declaraties c.q. de verschuldigde depotbedragen/waarborgsommen binnen 14 dagen na dagtekening van de factuur aan Mariënhof te voldoen. Betaling dient plaats te vinden in Nederlandse valuta. Buitenlandse valuta en/of cheques worden door Mariënhof niet als geldig betaalmiddel geaccepteerd, tenzij anders overeengekomen. Als dan is Mariënhof gerechtigd een omrekenkoers te hanteren welke is gelegen tot maximaal 10% boven de gebruikelijke omrekenkoers van de banken.

f. Betaling vindt plaats door voldoening van het verschuldigde bedrag op een door Mariënhof aangegeven bank- of girorekening, dan wel in contanten ten kantore van Mariënhof, tenzij een andere wijze is overeengekomen.

g. Indien en voor zover tijdige betaling achterwege blijft, is de klant in gebreke zonder dat enige ingebrekestelling zal zijn vereist.

h. Indien de klant in gebreke is wordt de vordering van Mariënhof uit handen gegeven en komen alle daarbij behorende kosten voor rekening van de klant.

i. Bij overschrijding van enige betalingstermijn is Mariënhof gerechtigd aan de klant de wettelijke rente over de verschuldigde bedragen vanaf de vervaldag van de factuur in rekening te brengen.

6. Verplichting klant

a. Indien de klant enige verplichtingen voortvloeiende uit de met Mariënhof gesloten overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt, is Mariënhof gerechtigd alle goederen van de klant onder zich te houden, totdat de klant aan al zijn verplichtingen heeft voldaan.

b. De klant is verplicht alle voorschriften, die de gemeente, de brandweer en/of andere autoriteiten te zake van het evenement vaststellen, na te komen. De klant zal tijdig doch uiterlijk vier weken voor aanvang van de huurperiode overleg plegen met Mariënhof over de door de klant voorgenomen indeling van het gehuurde, opdat eventuele wijzigingen daarin, die bijvoorbeeld in verband met brandweer -en/of andere voorschriften en/of het functioneren van het gebouw noodzakelijk zijn, tijdig worden aangebracht.

c. De huursom, alsmede de door Mariënhof in verband met de verhuur, en op verzoek van de klant gemaakte kosten, blijven verschuldigd wanneer de klant, om welke reden dan ook, van het gehuurde geen gebruik maakt, tenzij Mariënhof in verband met bijzondere omstandigheden, te eigen beoordeling, gehele of gedeeltelijke kwijtschelding verleent.

d. Het is de klant tot 3 weken voor de aanvang van het evenement toegestaan het aantal te verwachten personen te wijzigen echter met behoud van hetgeen gesteld in sub. e van dit artikel. Tot 1 week voor de dag van het evenement is het toegestaan met een maximale marge van 10% af te wijken van het in de opdrachtbevestiging overeengekomen aantal gasten. Tot 48 uur voorafgaand aan de bijeenkomst is het toegestaan met een maximale marge 5% af te wijken van het in de opdrachtbevestiging overeengekomen aantal gasten. Indien de afwijking naar beneden groter is dan het toegestane percentage, wordt over de restauratieve verzorging een evenredige prijsstijging berekend.

e. Het is de klant tot 3 weken voor de aanvang van het evenement toegestaan de omvang of inhoud van het evenement te wijzigen tot een maximum van 20% van de laatste geoffreerde kostenbegroting.

7. Extra bepalingen met betrekking tot de horecadiensten

a. Tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zijn zowel de horecadiensten binnen de gebouwen, als die op de aanliggende terreinen rond Mariënhof, volledig voorbehouden aan Mariënhof.

b. Het is de klant niet toegestaan consumpties en/of genotmiddelen te verkopen, mee te nemen of gratis te verstrekken tenzij op nader overeen te komen voorwaarden door Mariënhof schriftelijk ontheffing van dit verbod is verleend.

c. Het leveren van eet- en/of drinkwaren aan en op stands geschiedt uitsluitend door Mariënhof. Het is de klant niet toegestaan dergelijke waren van derden te betrekken tenzij op nader overeen te komen voorwaarden door Mariënhof schriftelijk ontheffing van dit verbod is verleend.

d. De klant is in geval van exposities verplicht jegens zijn deelnemers ten behoeve van Mariënhof gelijkluidende bepalingen overeen te komen en deze op te nemen in zijn deelnemingsvoorwaarden.

8. Aanvullende bepalingen

a. In geval Mariënhof als gevolg van overmacht niet bij machten is de overeenkomst geheel of gedeeltelijk uit te voeren is Mariënhof gerechtigd zonder gerechtelijke tussenkomst de overeenkomst geheel of ten dele te ontbinden.

b. Onder overmacht wordt verstaan alle, van de wil van Mariënhof of een van haar leveranciers onafhankelijke, omstandigheden, welke redelijkerwijs de nakoming van de overeenkomst onmogelijk maken, zoals: vertraagde levering van tijdig bestelde goederen, mechanische en andere Mariënhof buiten haar schuld treffende storingen, brand, werkstaking, uitsluiting, oproer, atoomkernreacties en oorlog.

c. In geval van ontbinding door Mariënhof ten gevolge van overmacht is Mariënhof gerechtigd terstond betaling te vorderen voor het reeds uitgevoerde gedeelte van de overeenkomst.

d. In geval van ontbinding door Mariënhof ten gevolge van overmacht, zal Mariënhof niet gehouden zijn tot enige schadevergoeding.

e. De klant dient Mariënhof tenminste 14 dagen voor het begin van de huurperiode in kennis te stellen van de verwachte komst van bijzondere gasten, zoals leden van het Koninklijk Huis, hoogwaardigheidsbekleders op ministerieel niveau, en dergelijke. De klant blijft terzake verplicht in overleg met Mariënhof de vereiste veiligheidsmaatregelen te nemen. De klant dient ervoor zorg te dragen dat de opvang naar behoren geschiedt.

f. In geval van (dreigende) ordeverstoring is Mariënhof gerechtigd de overeenkomst eenzijdig te ontbinden, zonder dat ingebrekestelling vereist is en zonder gerechtelijke tussenkomst en zonder daarbij afstand te doen van haar recht de klant aansprakelijk te stellen voor de geleden schade en/of voor het overige nakoming van de huurovereenkomst te vorderen.

g. De klant zal in gebreke zijn door het enkele verloop van de in deze overeenkomst bepaalde termijnen dan wel door het niet nakomen van enige andere bepaling.

h. De klant gaat bij voorbaat akkoord met het opnemen van een aankondiging van het evenement in publicaties van Mariënhof en/of derden inzake beurs -en/of congresagenda’s.

9. Annuleringen

a. In geval van een annulering is de opdrachtgever de navolgende vergoeding verschuldigd aan Mariënhof:
– van 10 tot 8 maanden voor aanvang evenement: 10% reserveringswaarde
– van 8 tot 6 maanden voor aanvang evenement: 35% reserveringswaarde
– van 6 tot 4 maanden voor aanvang evenement: 60% reserveringswaarde
– van 4 mnd. tot 8 weken voor aanvang evenement: 70% reserveringswaarde
– van 8 tot 6 weken voor aanvang evenement: 75% reserveringswaarde
– van 6 tot 4 weken voor aanvang evenement: 80% reserveringswaarde
– van 4 tot 3 weken voor aanvang evenement: 85% reserveringswaarde
– van 3 tot 2 weken voor aanvang evenement: 95% reserveringswaarde
– minder dan 2 weken voor aanvang evenement: 100% reserveringswaarde

b. Eventuele gemaakte productiekosten en/of kosten voor conceptontwikkeling voor het evenement zijn bij annulering van het evenement volledig voor rekening van de opdrachtgever.

c. Annuleringskosten voor inhuur van materiaal en/of diensten van derden door Mariënhof ten behoeve van het evenement van de opdrachtgever, zijn te allen tijden voor rekening van de opdrachtgever.

d. In alle andere gevallen betreffende een annulering geldt het bepaalde van artikel 9 UVH. Onder het gehanteerde begrip “horecaovereenkomst” wordt voor toepassing van dit artikel dan verstaan elke overeenkomst gesloten tussen Mariënhof en een klant.

e. Voor alle reserveringen met een reserveringswaarde tot € 5.000,- geldt het volgende:

Herplaatsing van de reservering
Indien u uw bijeenkomst annuleert tot uiterlijk één maand voorafgaan aan het evenement en u verplaatst deze geannuleerde reservering direct naar een later tijdstip in het jaar, bij één van onze locaties dan krijgt u geen annuleringskosten doorbelast, met als voorwaarde dat de verplaatste bijeenkomst minimaal dezelfde reserveringswaarde heeft t.o.v. de oorspronkelijke datum. Dit biedt u extra flexibiliteit. Mocht onverhoopt ook deze latere bijeenkomst niet door gaan, dan ontvangt u alsnog voor deze herplaatste bijeenkomst een annuleringsfactuur.

Wederverkoop
Stel als blijkt dat op de datum van de door u geannuleerde reservering alsnog een vervangende bijeenkomst met een vergelijkbare reserveringswaarde via een andere opdrachtgever ontvangt, dan bieden wij u een kwijtschelding van uw annuleringsfactuur. We spreken in dit geval over een wederverkoop. U ontvangt van ons na afloop van die bijeenkomst een creditnota voor de annuleringsfactuur die aan u is opgestuurd.