Zakelijk · Congres
Zo kan jouw congres eruitzien
Een congresdag waarin kennis delen, ontmoeten en een soepel verloop samenkomen.
Kerstviering met activiteiten, diner en feestavond
In het kort
220 deelnemers
Congres met plenaire sessies en subsessies
Terugkerende opdrachtgever
Netwerkmomenten
Borrel en afsluitende pubquiz
Internationale deelnemers
De wens
De Nederlandse Polaire Dag brengt jaarlijks professionals uit wetenschap, beleid en onderzoek samen om kennis te delen en nieuwe verbindingen te leggen.
Na een eerdere succesvolle editie zocht de organisatie opnieuw een locatie waar een groot plenair programma, interactieve subsessies en informele ontmoetingen moeiteloos samen konden komen.
De uitdaging
Een congres met 220 deelnemers vraagt om een strakke organisatie achter de schermen.
Gedurende de dag wisselden plenaire sessies, workshops en pauzemomenten elkaar af. Ondertussen werden ruimtes omgebouwd voor volgende programmaonderdelen en moest de catering precies aansluiten op het ritme van de dag.
Voor de deelnemers moest dat allemaal vanzelfsprekend voelen. Voor de organisatie betekende het kunnen vertrouwen op een team dat vooruitdenkt en snel schakelt.
Onze aanpak
Omdat we het congres al eerder mochten organiseren, konden we voortbouwen op onze ervaringen. Samen met de opdrachtgever scherpten we de routing, logistiek en inrichting verder aan, zodat iedere ruimte optimaal aansloot op het programma.
Tijdens de congresdag werkten we nauw samen met de organisatie. Dankzij korte lijnen en een vast aanspreekpunt konden we direct inspelen op wijzigingen, zonder dat deelnemers daar iets van merkten.
Zo verliepen de congresdagen
Kennis delen
De congresdag begon met een plenair programma, waarna deelnemers zich verspreidden over verschillende subsessies. De afwisseling tussen gezamenlijke en kleinere bijeenkomsten hield het programma dynamisch en bood volop ruimte voor verdieping.
Ontmoeten
Tijdens de pauzes en lunch ontstonden waardevolle gesprekken tussen deelnemers uit verschillende organisaties en disciplines. Juist deze informele momenten maakten het congres tot meer dan alleen een inhoudelijke bijeenkomst.
Samen afsluiten
Na een dag vol kennisuitwisseling kwamen de deelnemers samen voor een afsluitende borrel en pubquiz. Een ontspannen einde van een congresdag waarin ontmoeting net zo belangrijk was als de inhoud.
Resultaten
- 220 deelnemers ontvingen we gedurende de congresdag.
- Alle programmaonderdelen verliepen volgens planning.
- De opdrachtgever plaatste direct een optie voor de volgende editie.
- Deelnemers hadden volop ruimte om kennis te delen én nieuwe contacten te leggen.
Vertrouwen groeit met iedere editie
Doordat we konden voortbouwen op eerdere ervaringen verliep het congres soepel en overzichtelijk. De opdrachtgever waardeerde vooral de persoonlijke samenwerking, de flexibiliteit tijdens de dag en het meedenken in de voorbereiding.
Nog voordat de evaluatie was afgerond, werd direct een optie geplaatst voor een volgende editie. Een mooi compliment en vooral een bevestiging van het vertrouwen dat in de samenwerking was ontstaan.
Over deze bijeenkomst
Type bijeenkomst
Congres
Aantal gasten
220
Ruimtes
Singelzaal, Rotisserie en 4 subzalen
Catering
Ontvangst, pauzes, lunch en afsluitende borrel
Bijzonderheden
Entertainment in de vorm van een grote gezamenlijke pubquiz